Data Driven Facility Management คือ Value Center ในการบริหารงานที่แท้จริง

คุณรู้จัก Data Driven Facility Management หรือไม่ ?

Data Driven Facility Management คือการบริหารงาน Facility ด้วยการจัดการข้อมูล เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จากการเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลทั้งหมดของอาคาร ผู้บริหารเห็นข้อมูลจริงที่มีมากกว่าตัวเลข DATA จะช่วยเขาให้เข้าใจการปรับปรุงสถานที่ทำงานได้ดีขึ้น

 

ทำไมควรให้ความสำคัญกับ Facility Management ?

หลายคนมองว่าเรื่องการบริหารงานอาคาร (Facility Management) จะเป็นเรื่องที่สิ้นเปลืองทรัพยากรและต้นทุนโดยใช่เหตุ เป็นแผนกที่มีแต่รายจ่ายเพื่อการบำรุงรักษาระบบเป็นเงินงบประมาณก้อนใหญ่ทุกปี ดูแลทุกภาคส่วนของงานอาคาร ทั้งระบบปรับอากาศ ระบบไฟฟ้า ประปา ดับเพลิง ระบบรักษาความปลอดภัย เป็นต้น ที่เมื่อรวมๆ กันแล้วเป็นสินทรัพย์ที่มีสัดส่วนการลงทุนสูงมาก แต่กลับไม่ได้ถูกให้ความสำคัญเท่าที่ควร อาจเพราะไม่ได้เป็นแผนกที่คอยหารายได้เข้าบริษัท มักจะเป็นพื้นที่หลังบ้านที่ห่างไกลผู้คน และเป็นแผนกที่อยู่ในลำดับต้นๆ ที่จะถูกตัดงบประมาณ ภาพลักษณ์ของพนักงานในแผนกก็เป็นวิศวกรนายช่างที่วันๆ ทำงานอยู่กับงานระบบ ไม่ค่อยได้พบเจอผู้คน และไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับธุรกิจขององค์กรเท่าไหร่นัก แต่รู้หรือไม่ว่า “พวกเขาเหล่านี้แหละ คือ Value Center จะทำมูลค่าให้แก่บริษัทเป็นอย่างมาก”

คงไม่มีใครรู้จักพื้นที่ใช้สอย อุปกรณ์ต่างๆ ทั้งสำนักงานใหญ่ หรือสาขา มากเท่ากับพวกเขาเหล่านี้อีกแล้ว ฝ่ายงาน Facility Management ถือได้ว่าเป็นกองหลังขององค์กร เป็นส่วนสำคัญของทีมคอยซัพพอร์ทฝ่ายงานต่างๆ ให้ดำเนินไปได้ด้วยดี แม้ว่าจะไม่ได้เป็นกองหน้าคอยทำเป้าหรือหายอดก็ตาม เป็นฝ่ายงานที่สำคัญแต่กลับถูกมองข้ามเพราะเป็นฝ่ายที่ใช้เงินอย่างเดียวไม่ได้หายอด แต่รู้มั้ยว่า บริษัทคุณสามารถ  ลดต้นทุน  ได้สูงเลย หากคุณได้รับข้อมูลจากพวกเค้าเพียงพอ

 

 

เป็นที่ทราบกันดีว่ากำไรของธุรกิจจะเกิดจาก กำไร = ยอดขาย – ต้นทุน เพราะฉะนั้นแล้วการที่จะให้ให้กำไรเพิ่มขึ้น ก็มีอยู่ 2 ทาง ไม่เพิ่มยอดขายก็ลดต้นทุน ในทางที่ดีเราก็ควรจะต้องทำให้ได้ 2 อย่างพร้อมๆ กัน

สรุปง่ายๆ ก็คือ ถ้าคุณอยากเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจ ไม่ขายของให้ได้เยอะขึ้น ก็ลดต้นทุนให้ได้มากขึ้น คุณอาจจะเลือกทำทั้ง 2 มันเป็นเรื่องที่ยากแต่ก็สามารถเป็นไปได้ การที่จะเพิ่มยอดขายและการที่จะลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ มันเกิดจาก “การบริหารที่ดี” ซึ่งบทความนี้ จะนำเสนอเกี่ยวกับการบริหารงานระบบ Facility ทั้งองค์กรเพื่อ “ลดต้นทุน” แต่ยังคงดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

ทำไม Facility Management ถึงช่วยลดต้นทุนได้

เพราะว่างานเหล่านี้คือแหล่ง Cost Center พวกเขากำลังดูแลสินทรัพย์ขององค์ที่มีมูลค่าสูง ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ เครื่องจักร พื้นที่ใช้สอย เป็นต้น ซึ่งสินทรัพย์เหล่านี้เมื่อถูกใช้งานบ่อยเข้า ก็ต้องได้รับการบำรุงซ่อมแซมอย่างสม่ำเสมอ ฟังดูแล้วมีแต่เรื่องที่ทำให้เสียต้นทุน ลองสมมุติว่าคุณเปิดร้านอาหาร แต่ตู้แช่เสียระยะเวลาแค่ 2 ชั่วโมง ก็อาจจะทำให้วัตถุดิบหลักของคุณ สูญเสียมูลค่าไป ต้นทุนก็จะไม่ได้มาจากแค่การซ่อมแซมเท่านั้น ยังรวมไปถึงค่าสูญเสียวัตถุดิบและค่าเสียโอกาสการขายอีก

 ฉะนั้น ต้นทุน ไม่ได้มาจากแค่การซ่อมแซมเครื่องจักร แต่มันรวมถึงจากการสูญเสียรายได้ (Downtime) อีกด้วย

แล้วเราสามารถควบคุมมันได้ยังไง ?

เคยมี Case ของฝั่งโรงแรม ซึ่งเค้าจะมีการเก็บข้อมูลของอุปกรณ์ทุกตัว ซึ่งเค้าจะสามารถ Forecast ได้เลยว่าอุปกรณ์ชิ้นไหนๆ จะมีอายุการใช้งานเท่าไหร่ ถึงเวลาจะต้องซื้ออุปกรณ์มาสำรองไว้ เพื่อที่จะไม่ให้ห้องนั้นสูญเสียรายได้

จาก Case นี้เราจะเห็นได้ว่า การเก็บข้อมูล เป็นอีกหนึ่ง Key Success หลักอีกข้อ เพราะมันจะช่วยให้คุณเห็นข้อมูลทุกอย่างที่เกิดขึิ้นในองค์กรของคุณ คุณเสียเงินไปกับเรื่องอะไรบ้าง แล้วจะมีทางแก้ไขปัญหาเหล่านั้นยังไง ?

ถึงเวลาต้องเริ่มแล้วแหละ!!!

อ่านมาถึงจุดนี้ึคุณอาจมีความสงสัยว่า จะเริ่มต้นได้อย่างไร ? เริ่มต้นเลยเราจะต้องมีข้อมูล ของบริษัทเราทั้งหมด เชื่อว่าฝ่ายกายภาพ / ซ่อมบำรุง / Facility Management จะต้องมีข้อมูลบางส่วนเก็บไว้อยู่แล้ว เพื่อนำเสนอแก่ผู้บริหาร ไว้ใช้ตอบคำถามตอนมีประชุม แต่ข้อมูลที่มีนั้นส่วนใหญ่แล้วจะเป็นข้อมูลดิบ ไม่ได้นำมาวิเคราะห์หรือใช้ประโยชน์เท่าที่ควร เพราะฉะนั้น การมี DATA ก็ต้องสามารถวิเคราะห์ได้ด้วย และมันไม่ได้ใช้งบประมาณเยอะอย่างที่หลายๆ คนคิด สามารถทำได้ทั้งแบบ Manual / ระบบแจ้งซ่อม (Software as a service) / Internet of Things หรือ IoT ตามแต่งบประมาณหรือเป้าหมายของแต่ละองค์กร แต่ถ้ามันยุ่งยาก เราสามารถเริ่มต้นได้ง่ายๆ ตอนนี้เลย สิ่งที่ต้องการก็คือ

  1. ต้องมี DATA Collectors DATA Collectors คือ คนที่คอยเก็บข้อมูลส่วนต่าง ๆ ให้แก่เรา คนกลุ่มนี้มีความสำคัญมาก เพราะ DATA ที่ได้มาจะแม่นยำแค่ไหน ขึ้นกับพวกเขาเลย ซึ่งพวกเค้าก็คือ ทีมช่างหน้างาน นั่นเอง ที่ต้องออกไปทำการซ่อมแซม ลงพื้นที่จริง ฉะนั้นพวกเค้าคือกลุ่มคนที่เหมาะสมที่สุดในการเก็บข้อมูล
  2. คนวิเคราะห์ข้อมูล DATA Analyze มี DATA ต้องมีคนวิเคราะห์ ซึ่งบุคคลนี้มีหน้าที่นำข้อมูลดิบที่ได้ มาจัดเรียง และวิเคราะห์ผลรายงานออกมา เพื่อให้ทีมที่เหลือสามารถ Action ต่อได้ เพื่อให้การลงทุนลงแรงเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด
  3. วิสัยทัศน์ จากคนในองค์กร แน่นอนกว่าการเปลี่ยนแปลงย่อมทำให้มีฝ่ายที่ไม่พอใจ เพราะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมจากเดิมที่เคยทำ บางคนอาจคิดว่าเป็นการเพิ่มภาระหน้าที่ บางคนคิดว่าแบบเดิมก็ดีอยู่แล้วไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนอะไร การที่มีแนวคิดแบบนี้และทีมบริหารไม่ Push ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากพอ ท้ายที่สุดแล้วการที่นำเทคโนโลยีเข้ามา แต่คนไม่ใช้ มันก็จะไม่ได้ช่วยอะไรองค์กรของคุณเลย

สรุปสั้น ๆ ประโยชน์ของการมี DATA

  • สามารถ Forecast การใช้ Spare Pass ของโครงการหรือสาขาต่างๆ ได้
  • ลด Downtime ของเครื่องจักร (ค่าเสียโอกาสการขายจากการที่เครื่องจักรหยุดทำงาน)
  • ลดช่องว่างการสื่อสารกันภายในองค์กร แต่ละฝ่ายเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน เข้าใจกันง่ายขึ้น
  • รับรู้ต้นทุนว่าสูญเสียกับค่าใช้จ่ายส่วนไหนไปบ้าง ตัดส่วนไหนได้บ้าง
  • พัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น
  • ได้ภาพลักษณ์ องค์กรของคุณจะดูหล่อขึ้นมาทันที เมื่อใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยบริหารองค์กร

ปัจจุบันการใช้การเช่าใช้บริการในลักษณะ Software As-A-Services (SAAS) บนระบบ Cloud เริ่มมีประสิทธิภาพและคุณภาพการให้บริการเหนือกว่าการลงทุนเขียนระบบขึ้นมาเองทุกอย่าง เพราะการเช่าบริการลักษณะนี้จะมี Service พ่วงมาด้วย ไม่จำเป็นที่จะต้องใช้คนในทีมเราคอย Support โดยจะมีฟังก์ชั่นต่างๆ คอยบริการให้โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลา เสียเงิน ไป Develop ขึ้นมาใหม่ อีกทั้งเป็นบริการที่มีการอัพเดตเทคโนโลยีใหม่ๆ เสมอไม่ต้องกลัวตกรุ่น เก็บข้อมูลบน Cloud ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหาย หากองค์กรไหนต้องการระบบบริหารงานซ่อม อย่าลืมนึกถึง Kwanjai by BUILK ระบบประสานงานแจ้งซ่อม ที่ให้ผู้แจ้งซ่อมสามารถแจ้งซ่อมได้ผ่าน Line เก็บข้อมูลทุกขั้นตอน ทุกการกระทำ อีกทั้งยังวิเคราะห์และแสดงผลจากข้อมูลที่เก็บมาได้โดยทันที ทำให้เห็นข้อมูลง่าย นำไปศึกษาวิเคราะห์ต่อยอดได้อย่างรวดเร็ว ดูตัวอย่างการใช้งานขวัญใจ ในการแจ้งซ่อมขององค์กรต่างๆ คลิก

 

“ขวัญใจ”  ระบบประสานงานแจ้งซ่อม อาคารสำนักงาน คอนโดมิเนียม บ้าน อุปกรณ์เครื่องใช้ ด้วยรูปแบบทันสมัย ใช้งานง่าย ช่วยลดปัญหาการ สื่อสารผิดพลาดที่จะนำมาซื่งการเสียเวลา และสูญเสียต้นทุน พร้อมทั้งประมวลผลได้อย่างทันที แสดงผลผ่าน Smart Dash Board ทำให้เห็นข้อมูลง่าย รู้ปัญหาเร็ว ปรับกลยุทธ์ได้ทันเวลา

“รู้ปัญหา อุดรอยรั่ว ลดการสูญเสียต้นทุน”

ขอ Demo ระบบขวัญใจ ฟรี!