เมื่อพูดถึง งานนิติบุคคล ก็คงต้องเล่าก่อนว่านิติบุคคลนั้นคืออะไร หลายคนคงรู้จักกันแล้วว่า นิติบุคคล คือ กลุ่มคนของบริษัทที่ได้รับการว่าจ้างมาดูแล แก้ปัญหา และอำนวยความสะดวกให้กับลูกบ้านภายในโครงการนั้น ๆ แต่ นิติบุคคล ไม่เพียงแต่มีหน้าที่ในการดูแลและแก้ปัญหาให้กับลูกบ้านเพียงอย่างเดียว แต่ยังมีอีกหลากหลายหน้าที่ต้องทำเพราะบ้านหรือคอนโดที่เราซื้อนั้นถือเป็นอสังหาริมทรัพย์ที่มีราคาค่อนข้างสูง ดังนั้นเรื่องนี้จึงมีความสำคัญเช่นกัน หากเราจะตัดสินใจซื้ออสังหาริมทรัพย์เป็นของตัวเอง วันนี้เราจึงมาบอกข้อควรรู้เกี่ยวกับงานบริหารนิติบุคคลกันค่ะ
งานบริหารนิติบุคคลคืออะไร
เริ่มแรกต้องบอกก่อนว่างานบริหารนิติบุคคลนั้นคือ งานที่กฎหมายกำหนดให้ทุกโครงการต้องดำเนินการนับตั้งแต่วันที่มีการจดทะเบียนจัดตั้งให้เป็น นิติบุคคล เพื่อให้ทรัพย์สินส่วนกลางได้รับการจัดการและดูแลรักษาอย่างต่อเนื่อง อยู่ในสภาพที่ดีต่อการใช้งานและใช้ประโยชน์ได้อย่างคุ้มค่า
นิติบุคคลทำหน้าที่อะไรบ้าง?
ดูแลทรัพย์สินส่วนกลางทั้งหมด วางแผนงบประมาณค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมถึงการหาผลประโยชน์จากทรัพย์สินส่วนกลาง ดำเนินการจัดประชุมในวาระต่างๆ และรวมไปถึงการจัดทำการประชาสัมพันธ์และสื่อสารประกาศข่าวสารต่างๆ
งานนิติบุคคล ดูแลทรัพย์สินส่วนกลางอะไรบ้าง
เนื่องจากทรัพย์สินของโครงการนั้นเป็นพื้นที่ส่วนรวมขนาดใหญ่ อีกทั้งยังมีคนใช้ประโยชน์เป็นจำนวนมาก ดังนั้นการที่ฝ่ายจัดการทรัพย์สินส่วนกลางหรือนิติบุคคลจึงต้องเข้ามาทำหน้าที่ดูแลในพื้นที่นี้เพื่อสร้างสภาพแวดล้อม และการรักษาสภาพการอยู่อาศัยให้มีคุณภาพตามมาตรฐาน โดยมีหน้าที่ดำเนินงาน ดังนี้
การจัดการดูแลอาคารและพื้นที่ส่วนกลาง
พื้นที่ส่วนกลางเป็นพื้นที่ที่มีการใช้งานร่วมกันของผู้อยู่อาศัยทุกคน เช่น ผนังโดยรอบอาคาร โครงสร้างอาคารและดาดฟ้า รวมไปถึงโถงทางเข้า โถงลิฟต์และทางเดินประจำชั้นต่างๆ โดยการดูแลในพื้นที่ส่วนนี้ส่งผลต่อภาพลักษณ์ ความรู้สึก และความพึงพอใจในการอยู่อาศัย อีกทั้งยังสะท้อนถึงคุณภาพการจัดการด้วย
เนื่องจากสภาพที่ดีของพื้นที่ส่วนกลางจะมีผลโดยตรงต่อมูลค่าของโครงการ ดครงการไหนที่ได้รับการดูแลที่ดีก็ย่อมส่งผลต่อราคาในด้านที่ดีในการซื้อขายหรือปล่อยเช่า
การจัดการบริเวณโดยรอบโครงการ
- ไม้ยืนต้นดูแลให้มีรูปทรงสมบูรณ์สวยงาม ปราศจากโรคพืช มีการตัดแต่งกิ่งก้านและรอบโคนต้นเรียบร้อย และดูแลมากเป็นพิเศษในช่วงที่มีพายุฝน
- ไฟฟ้าและแสงสว่างถนน ทางเดินดวงโคมส่องสว่างครบถ้วน เสาและดวงโคมไม่ชำรุด
- ถนนพื้นเรียบเสมอกัน ไม่เป็นหลุมเป็นบ่อหรือแตกร้าว ฝาท่อบริเวณไหล่ทาง มีสภาพที่ดีไม่ชำรุดเสียหาย
- จุดทางเข้า รั้ว และสิ่งประดับทุกพื้นผิวมีสภาพสะอาดเรียบร้อย ไม่มีคราบสกปรก และหลุดร่อนชำรุด จนไม่น่าดูชม
- สนามหญ้าเขียวขจีเกิน 90% ของพื้นที่ หญ้าสูงประมาณ 2-4 นิ้วเสมอกัน ปราศจากวัชพืช มีเศษใบไม้และขยะไม่เกิน 10%
- ทางเท้าสมบูรณ์ ใช้วัสดุเหมาะสม ปลอดภัยและไม่ชำรุดจนถึงขั้นเป็นอันตราย มีขอบทางเดินชัดเจน
- ไม้พุ่ม ไม้ประดับมีความเขียวขจี ใบแน่นหนาตามลักษณะตามธรรมชาติ ไม่มีกิ่งก้านหักและใบแห้งเหี่ยว รูปทรงเป็นไปตามที่ได้ออกแบบมาตั้งแต่แรกเริ่ม
- ทางระบายน้ำไม่มีวัชพืชและใบไม้ จนไม่สามารถระบายน้ำได้ฝาท่อ หรือรางระบายน้ำ ต้องไม่อุดตัน และชำรุด มีขนาดรางน้ำที่เพียงพอ และเป็นแนวชัดเจน
การจัดการความปลอดภัยด้านอัคคีภัยและเหตุการณ์ฉุกเฉิน
ความปลอดภัยทางด้านอัคคีภัยและเหตุการณ์ฉุกเฉินต่างๆถือเป็นเรื่องสำคัญมาก ๆ เพราะเหตุการณ์เหล่านี้อาจนำมาซึ่งความสูญเสียทั้งทรัพย์สินและชีวิตได้ ดังนั้นนิติบุคคลจึงควรมีหน้าที่ในการเตรียมความพร้อมในการรองรับเหตุการณ์ฉุกเฉินเหล่านี้ เพื่อให้เกิดความสูญเสียน้อยที่สุด
โดยการจัดการความปลอดภัยด้านอัคคีภัยและเหตุการณ์ฉุกเฉิน ประกอบไปด้วย
- แผนรองรับเหตุอัคคีภัย
- แผนรองรับเหตุแผ่นดินไหว
- แผนรองรับเหตุน้ำท่วม
- แผนการปฐมพยาบาล
- แผนรองรับเหตุจราจล
- แผนช่วยเหลือเมื่อลิฟต์ค้าง
- แผนรองรับการจัดการโรคระบาด
การจัดการการแจ้งซ่อมของลูกบ้าน
เดิมทีแล้วการแจ้งซ่อมถือเป้นเรื่องยุ่งยากมาก เนื่องจากการแจ้งว่อมในอดีตนั้นจำเป็นต้องใช้เอกสารในการแจ้งซ่อม ซึ่งการแจ้งซ่อมผ่านเอกสารที่เป็นกระดาษนั้นทำในขั้นตอนในการแจ้งซ่อมนั้นเยอะ อีกทั้งยังมีความล่าช้าอีกด้วย
แต่ในปัจจุบันมีการพัฒนาระบบแจ้งซ่อมที่ทันสมัยมากขึ้น โดยระบบแจ้งซ่อมถูกพัฒนาให้เป็น Application แจ้งซ่อมผ่าน Line / Facebook Messenger โดยผู้แจ้งซ่อมไม่ต้องลง Application กรอกข้อมูลรายละเอียดปัญหาที่ต้องการแจ้งซ่อม พร้อมแนบรูป หรือวิดีโอสามารถนัดวัน เวลากับทีมช่างได้ทันทีพร้อมติดตามสถานะใบงานการแจ้งซ่อมผ่านทาง LINE ได้เลย อีกทั้งยังเป็นมากกว่าระบบแจ้งซ่อม ด้วย Smart Dashboard แสดงผลข้อมูลแบบ Real Time อีกด้วย โดยแอปแจ้งซ่อมนี้มีชื่อว่า ขวัญใจ ซึ่ง ขวัญใจ ถูกออกแบบให้มีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ช่วยให้การบริหารงานของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ให้นิติทำงานได้ง่ายขึ้น ติดตามงานได้เป็นระบบ สามารถกดทดลองใช้งานกับทีมงานได้เลยที่
หรือดูข่าวสารเกี่ยวกับ KwanJai ได้เลยที่ Facebook https://www.facebook.com/kwanjaiapp
